Las brechas se han roto y ahora el grueso de la población mundial ejerce el teletrabajo, con sus pro y contras las posibilidades para realizar videollamadas son muchas, pero debes tomar en cuenta que no todos quieren ver a tu perro perseguir una pelota o tu ropa sucia tirada sobre una mesa. Nadie estaba preparado para asumir estos roles y todo se irá normalizando para llevar de una mejor forma las reuniones desde casa.
La oportunidad es única para que te prepares, no necesariamente debe ser algo negativo estar en casa, la opción de aprender depende más de las ganas que tengas de hacerlo que de otra cosa.
Configura tus equipos
Lo primero que nos decepciona de una videollamada es su calidad, si no puedes ver o escuchar a un colega, ¿para qué sirve la videollamada?
Entonces lo primero, es estar seguro antes de iniciar que el video se vea bien y que te puedan escuchar, así dejas para el momento real solamente ajustes mínimos, con estos pasos puedes probar audio y video.
- Previsualice su cámara web. Los usuarios de Mac pueden iniciar la aplicación Photo Booth, y los usuarios de Windows pueden hacer clic en el botón Inicio y luego en Cámara. Aquí puedes ver tu foto. Ajuste la iluminación interior y el ángulo de la cámara para que su rostro se vea bien iluminado. Y lo más importante, tenga en cuenta lo que está en el fondo: cualquier cosa que no quiera que sus colegas vean normalmente, como su colección de licores o ropa sucia, debe estar fuera del marco.
- Prueba el micrófono. Asegúrese de usar auriculares con micrófono incorporado o de un micrófono externo; el micrófono incluido en las computadoras portátiles puede sonar muy pobre. La forma más fácil de asegurarse de que suena bien es hacer una videollamada con un amigo y preguntar cómo suena, luego ajustar en consecuencia.
- Comprueba tu velocidad de internet. Debido a que muchas personas se quedan en casa y usan Internet al mismo tiempo, nuestro ancho de banda y servicio se están ralentizando en muchos lugares. Visite speedtest.net para medir sus velocidades de internet. Si sus velocidades son inferiores a 20 megabits por segundo, existe una alta probabilidad de que su video se vea pixelado y tenga retrasos de audio.
En reuniones grupales silenciar de forma predeterminada
Herramientas como Zoom y Google Hangouts tienen la opción de apagar el micrófono antes de unirse a la reunión, todos menos la persona que convoca la reunión debería hacerlo. Activa el audio solamente cuando tengas el turno de hablar.
En Venezuela el ancho de banda es limitado en una videoconferencia, podrias dar un paso más y apagar la cámara de forma predeterminada y activarla solamente cuando quiera hablar con el grupo. El valor practico de personas observando en silencio es prácticamente nulo.
Establecer algunos límites:
Para todos lo más importantes es la familia, pero esto no significa que los colegas quieran ver al perro durmiendo en el sofá o a los niños lanzando juguetes, aunque en algunos casos sea conmovedor, pueden ser un factor distractor en plena reunión.
Por eso es importante realizar la videollamada en un lugar donde se puedan establecer algunos límites, lo ideal sería en una habitación cerrada apuntando a una pared con un fondo de color neutro.
La agenda
Si la familia es importante, la organización de una videollamada es vital, los gerentes tienen como objetivo principal hacer que las reuniones virtuales sean dinámicas y atractivas. Los directores pueden por ejemplo pedirle a los participantes anticipadamente que planean hablar sobre un tema especifico, asi todos tienen algo que hacer y se mantiene el compromiso de los participantes durante la reunión.
Presta atención
Estás en privado y es fácil dejarse llevar, resulta cortés avisar a la reunión que tienes otras cosas que hacer y abandonarla.
Si te desvias y vas a otra aplicación como Twitter o Facebook, ten en cuenta que las personas pueden saberlo. La herramienta Zoom tiene opciones de configuración para los anfitriones que les permite saber si los participantes han abandonado la pantalla más de 30 segundos.
Limita el número de reuniones
Las compañías pueden verse tentadas a reproducir la cantidad de reuniones que tenían en la oficina en un entorno digital, el teletrabajo no funciona así. Respetar la disposición y el tiempo de los trabajadores es esencial.
Planificar una videollamada para el resto de los colegas implica más trabajo de lo que realmente se cree: configurar dispositivos, ordenar el sitio donde se llevará a cabo la reunión, si hay niños tratar de que estén tranquilos durante la reunión, estar prevenidos si hay ruidos externos que interrumpan.
Lo ideal es que la conferencias virtuales se den exclusivamente para temas que requieran ayudas visuales como presentaciones o documentos.